Shortlist
Die Shortlist ist die engere Auswahl jener Kandidatinnen und Kandidaten, die dem Auftraggeber nach Vorgesprächen vorgestellt werden, typischerweise drei bis fünf Personen.
Ihre Übermittlung ist datenschutzrechtlich eine Offenlegung an einen Dritten und bedarf daher einer eigenen Rechtsgrundlage. In der Praxis wird sie auf die ausdrückliche Freigabe der betroffenen Person gestützt, die vor jeder Vorstellung einzuholen und zu dokumentieren ist.
Zu übermitteln sind nur jene Informationen, die für die Auswahlentscheidung erforderlich sind. Angaben zu Gesundheit, Familienstand, Religion oder politischer Einstellung gehören nicht dazu und können zudem ein Diskriminierungsindiz begründen.
Mit der Übermittlung wird der Auftraggeber eigener Verantwortlicher für die erhaltenen Daten und hat seinerseits Informationspflichten, Zweckbindung und Löschfristen zu wahren. Zu vereinbaren ist, wie mit nicht berücksichtigten Profilen zu verfahren ist.