Vanessa Fox ist Expertin im Bereich Legal Operations und digitale Transformation. Im Interview erklärt sie, erklärt, warum Tool-Chaos selten ein IT-Problem ist – und warum Rechtsabteilungen oft keine neue Software, sondern eher eine „Tool-Therapie“ bräuchten.

Business Circle: Sehr geehrte Frau Fox, warum geraten Tool-Landschaften so schnell außer Kontrolle – und ab welchem Punkt sollte gegengesteuert werden?

Vanessa Fox: Wenn ich Tool-Landschaften in Rechtsabteilungen anschaue, sehe ich selten Chaos aus Nachlässigkeit – sondern aus Aktionismus. Ein Problem taucht auf, ein Tool verspricht schnelle Hilfe, wird eingeführt – und das nächste Thema wartet schon. Was dabei häufig fehlt, sind klare Verantwortlichkeiten und bewusst gestaltete Prozesse. Vor allem aber angepasste Prozesse. Denn ein Tool wird einen bestehenden Ablauf nie eins zu eins abbilden. Und ehrlich gesagt: Wenn es das könnte, bräuchte man das Tool gar nicht.

Stattdessen bringen Tools neue Logiken und Möglichkeiten mit. Werden Prozesse nicht mitgedacht, entsteht ein Mismatch: Das Tool wird „drübergestülpt“, der alte Prozess bleibt – und Frustration ist vorprogrammiert. Spätestens wenn mehrere Tools Ähnliches tun, niemand mehr sagen kann, wer wofür verantwortlich ist, oder sich User eigene Workarounds bauen, ist klar: Jetzt braucht es keine neue Lösung – sondern eine ehrliche Tool-Therapie.

BC: Wie finden Sie heraus, ob das Problem an den Tools selbst oder an Strategie, Governance oder Umsetzung liegt?

Fox: Ich beginne immer mit einem Realitätscheck. Bevor wir über Strategie oder Governance sprechen, schaue ich mir an, was im System tatsächlich passiert. Usage-Statistiken, Ticket-Reports und Bug-Meldungen zeigen sehr schnell, ob es ein technisches Problem gibt. Wenn ein Tool instabil ist oder regelmäßig ausfällt, sieht man das. Punkt.

Spannender wird es dort, wo technisch alles läuft – aber trotzdem wenig genutzt wird. Dann gehe ich zu den Menschen: User-Interviews, Shadowing, Mitlaufen im Alltag. Erst dort zeigt sich, wie gearbeitet wird und wo Theorie und Realität auseinanderdriften.

Ein fast banaler, aber sehr ehrlicher Indikator ist die Dokumentation. Gibt es kaum oder keine, fehlt meist nicht das Tool, sondern Governance.

Kurz gesagt: Technische Probleme lassen sich messen. Adoptionsprobleme muss man beobachten.

BC: Wie identifizieren Sie überflüssige, doppelte oder nicht mehr zeitgemäße Tools – und nach welchen Kriterien priorisieren Sie?

Fox: Nachdem klar ist, wo das Problem liegt, geht es um Überblick und Vergleichbarkeit.

Ich arbeite mit einer zentralen Tool-Matrix, in der ich festhalte:

• welches Tool wofür eingesetzt wird,

• von welchen Teams,

• für welche Prozesse,

• und mit welchem strategischen Ziel.

Allein diese Übersicht macht Doppelungen, historisch gewachsene Lösungen oder Tools ohne klaren Use Case sichtbar.

Ein weiterer wichtiger Hebel ist die Budget- und Lizenzplanung:

• Wann wurde zuletzt investiert?

• Welche Lizenzen werden verlängert, obwohl die Nutzung sinkt?

• Welche Tools laufen einfach weiter, ohne aktiv weiterentwickelt zu werden?

Tools, in die seit langer Zeit weder finanziell noch organisatorisch investiert wurde, kommen bei mir auf eine Watchlist. Dasselbe gilt für Tools, bei denen Lizenzen regelmäßig zurückgegeben werden. Priorisiert wird nicht nur nach Kosten, sondern nach Wirkung: Trägt das Tool noch zur Zielarchitektur bei – oder hält es nur Komplexität am Leben?

Gestaltungswille und Mut zur Lücke

BC: Wie verhindern Sie, dass Optimierungen zu endlosen Anpassungsprojekten werden?

Fox: Ich versuche gar nicht, alles im Vorfeld perfekt zu machen. Das ist im Legal-Umfeld ungewohnt – aber unglaublich befreiend. Erst wenn Nutzer:innen wirklich mit einem Tool arbeiten, zeigt sich, was sie brauchen und was Over-engineering wäre. Deshalb setze ich auf einen interaktiven, iterativen Ansatz: starten, beobachten, nachschärfen.

Als Projektverantwortliche braucht es dabei vor allem Mut zur Lücke. Und die Fähigkeit, auch Nein zu sagen – zu Sonderwünschen ohne klaren Mehrwert oder zu Anpassungen, die Systeme unwartbar machen.

Ein Tool muss nicht perfekt sein. Es muss nutzbar sein.

BC: Wann ist ein teures Tool gerechtfertigt – und wann reicht eine einfache Lösung?

Fox: Ich treffe Tool-Entscheidungen nie isoliert aus Legal-Sicht. Oft gibt es im Unternehmen bereits Lösungen in Finance, HR oder Procurement, die sich mitnutzen oder erweitern lassen. Ein spezialisiertes Tool ist dann sinnvoll, wenn Prozesse geschäftskritisch sind, skaliert werden müssen oder Risiken aktiv gesteuert werden sollen. Für alles andere gilt: so einfach wie möglich, so komplex wie nötig. Und ja – auch wenn viele Jurist:innen Excel nicht mögen: Es ist ein Werkzeug. Kein Feind.

Strategisch klug ist nicht, möglichst viele Tools zu haben, sondern die richtigen.

BC: Wie lassen sich Schnittstellen zwischen Legal, IT und Fachbereichen besser gestalten?

Fox: Das größte Problem an diesen Schnittstellen ist selten fehlender Wille. Es sind unterschiedliche Sprachen. Legal denkt in Risiken, IT in Systemen, das Business in Wirkung. Legal Operations übernimmt hier die Übersetzungsarbeit. Durch gemeinsame Zielbilder, visuelle Prozessdarstellungen, klare Governance und frühe Einbindung aller Beteiligten entstehen Entscheidungen, die verstanden und mitgetragen werden.

So entstehen nicht nur bessere Tools, sondern bessere Zusammenarbeit.

BC: Warum sind Live-Events wichtig – und worauf freuen Sie sich in Wien?

Fox: Weil echte Veränderung nicht in Slides oder Tools entsteht, sondern im Austausch zwischen Menschen. Gerade bei Legal Tech und Transformation hilft es enorm zu sehen, dass viele vor ähnlichen Herausforderungen stehen. Ich freue mich in Wien besonders darauf, unterschiedliche Perspektiven zusammenzubringen und über Lösungen zu sprechen, die im Alltag funktionieren.

Live-Events schaffen Raum für genau diesen Dialog – und genau dafür stehe ich auch auf der Bühne.

BC: Sehr geehrte Frau Fox, Fortschritt entsteht nicht durch mehr Technologie, sondern durch besseres Verständnis, das habe Sie deutlich herausgehoben. Wir danken Ihnen für diesen inspirierenden Einblick und freuen uns, Sie bald live auf unsere Bühne zu begrüßen!

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